TRAINING ONLINE ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION BASED ON DOCUMENT REGULATION AND ISO 9001:2008 WITH EXCEL 2007/2010/2013

TRAINING WEBINAR FILLING IMPLEMENTATION

TRAINING DOCUMENT MANAGEMENT UNTUK PRAKERJA

pelatihan Electronic Filing Implementation Based On Document Regulation And Iso 9001:2008 With Excel 2007/2010/2013 online

A.   BACKGROUND pelatihan filling implementation online

Sebagian  organisasi  bisnis  maupun non bisnis pada saat sekarang ini
masih banyak yang belum fokus dalam hal tata kelola dokumen arsip yang
baik,  baik  untuk  dokumen  paper ataupun digital. Ketika pemberkasan
dokumen  arsipnya  sudah semakin bertambah, jika tidak dikelola dengan
baik,  maka pertumbuhan dokumen arsipnya sudah tidak bisa dikendalikan
lagi.  Apalagi ketika dilakukan  external audit ISO, kemungkinan besar
banyak temuan yang bersifat merugikan organisasi tersebut.

Mengingat   pentingnya  dokumen  arsip  dalam  suatu  organisasi  maka
diperlukan suatu metode document control and filing system application
yang  dapat  dijalankan  oleh setiap personal admin pada departemennya
masing-masing,  sehingga  dapat  diketahui riwayat suatu dokumen arsip
baik  dalam  bentuk hard document ataupun soft document lengkap dengan
status dokumennya, apakah dokumen tersebut masih aktif ataupun inaktif
(records)  dan  lokasi  penyimpanannya secara fisik sesuai prinsip dan
tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan dokumen arsip
dengan   cepat,   tepat,  lengkap  dan  efisien  berdasarkan  regulasi
kearsipan  terakhir  yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia dan
standard ISO 9001:2008. pelatihan document management online

Training  ini  akan  memberikan  Knowledge,  Soft Skill dan Hard Skill
kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan Document Searching
Process  secara cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document
Road  Map  baik  Document  Incoming  ataupun  Outgoing untuk keperluan
document  analysis  dengan menggunakan aplikasi Excel 2007, Excel 2010
atau Excel 2013. Anda tidak perlu membeli aplikasi software Electronic
Filing  terlebih  dahulu  pada  tahap  awal  penerapannya untuk setiap
departemen,  karena  selain  memakan  biaya  yang  cukup  mahal (biaya
license  software  dan hak paten), juga terbatas pada jumlah user yang
diinstall  oleh  software  tersebut  dan  juga tidak bisa di-customize
sesuai  kebutuhan  Anda.  Dengan  Excel  semua hal tersebut dipastikan
tidak ada. pelatihan manajemne dokumen online

Jika  perusahaan Anda sudah establish dengan penggunaan aplikasi Excel
dalam  penerapan  filing  system  dan document control-nya pada setiap
departemennya,  sehingga  terciptalah  database-database digital, maka
akan  sangat  mudah  dibuatkan  ke dalam aplikasi software  Electronic
Filing yang terintegrasi databasenya untuk kebutuhan tingkat lanjut.

B.  OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
  1. Mengetahui tugas & tanggung jawab document & records controller
  2. Mengetahui   pengendalian   dokumen   sistem  manajemen  mutu  ISO
     9001:2008
  3. Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008
  4. Mengetahui  Pokok-pokok  Undang-undang  no.  43 tahun 2009 tentang
     Kearsipan
  5. Memahami Model siklus hidup tatakelola arsip
  6. Memahami Records management system (RMS)
  7. Memahami Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis
  8. Memahami Electronic filing system (EFS)
  9. Membuat  aplikasi  Electronic  Filing System dengan software Excel
     2007/2010/2013.

C.  SYLLABUS
  1. Tugas & tanggung jawab Document Controller.
  2. Tugas & tanggung jawab Records Controller.
  3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
  4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008
  5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan :
        + ARSIP
        + Arsip Dinamis
        + Arsip Aktif
        + Arsip Inaktif
        + Arsip Vital
        + Arsip Statis
        + Unit Pengolah
        + Unit Kearsipan
        + Jadwal Retensi Arsip
        + Penyusutan Arsip
        + Pemeliharaan Arsip
        + Penggunaan Arsip
        + Pemberkasan
        + Retensi Arsip
  6. Model siklus hidup tatakelola arsip
  7. Records management system (RMS)
  8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis
  9. Electronic filing system (EFS)
        + Scanning document dengan OCR method.
        + Menambahkan text pada digital document.
        + Memasukan digital assign ke dalam digital document .
        + Membuat  otentifikasi  dokumen  dengan  metode Watermark pada
          digital document .
        + Membuat  proteksi  pada digital document yang sudah diberikan
          otentifikasinya.
        + Memahami   faktor-faktor   kunci   keberhasilan  implementasi
          Electronic Filing System.
10. Pembuatan   aplikasi   Electronic   Filing   System  dengan  Excel
     2007/2010/2013.
        + Membuat  setup  database  master  filing  dengan  menggunakan
          formula, function and tools.
        + Memasukkan data setup database master filing.
        + Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter
        + Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data
          tanggal  yang  dibuat  secara otomatis (tidak manual) lengkap
          dengan  sejumlah  pilihan  pengisian data lainnya berdasarkan
          teori  yang  sudah  dijelaskan  termasuk  pilihan kode lokasi
          penyimpanan   dokumen  secara  fisik  dengan  jadwal  retensi
          dokumennya.
        + Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter
        + Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data
          tanggal  yang  dibuat  secara otomatis (tidak manual) lengkap
          dengan  sejumlah  pilihan  pengisian data lainnya berdasarkan
          teori  yang  sudah  dijelaskan  termasuk  pilihan kode lokasi
          penyimpanan   dokumen  secara  fisik  dengan  jadwal  retensi
          dokumennya.
        + Melakukan  Document  Searching  Process  pada  form  Incoming
          Letter  berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan
          departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen
          tersebut disimpan.
        + Melakukan  Document  Searching  Process  pada  form  Outgoing
          Letter  berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan
          departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen
          tersebut disimpan.
        + Membuat  Summary  of Document Road Map untuk dokumen incoming
          letter  dari  distribusi  internal  atau  eksternal, termasuk
          sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
        + Membuat  Summary  of Document Road Map untuk dokumen outgoing
          letter  dari  distribusi  internal  atau  eksternal, termasuk
          sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

D. AUDIENCE TARGET

         Staff  atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing
document

F.   TRAINING METHOD :  Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan  metode  ini  Anda  akan mengenal subyek pelatihan secara lebih
baik,  karena  langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak
untuk langsung melakukan/ menggunakannya (25% Teori, 75% Praktek)

 

Jadwal Pelatihan sinaran-training.com tahun 2020 :

15-16 Januari 2020

12-13 Februari 2020

19-29 Maret 2020

22-23 April 2020

24-25 Juni 2020

21-22 Juli 2020

27-28 Agustus 2020

16-17 September 2020

20-21 Oktober 2020

18-19 November 2020

23-24 Desember 2020

Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta

Lokasi Pelatihan Tahun 2020 :

Yogyakarta, Hotel Dafam Seturan(7.300.000 IDR / participant)

Jakarta, Hotel Amaris Tendean (7.900.000 IDR / participant)

Bandung, Hotel Golden Flower (7.800.000 IDR / participant)

Bali, Hotel Ibis Kuta (8.500.000 IDR / participant)

Lombok, Hotel Jayakarta (8.750.000 IDR / participant)

Catatan :

  • Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.
  • Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali

Investasi training:

Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas training:

Free Penjemputan dari bandara ke hotel*.

Modul / Handout.

Flashdisk*.

Certificate of attendance.

FREE Bag or bagpacker.

Leave a Comment