TRAINING RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

TRAINING RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

Training Sistem Manajemen Rekor (Rms)

Training Pengelolaan Dokumen/Arsip

PENDAHULUAN:

Dalam menciptakan Good Corporate Gorvenance dalam pengelolaan dan penyelenggaraan administrasi sehingga terciptanya Transparasi, Akuntabilitas dan Tata Kelola yang baik sesuai dengan azaz-azas pengelolaan berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, salah satunya diperlukan pemahaman dalam pengelolaan Record Management. Pemahaman Record Management diperlukan dalam pengelolaan dokumen/arsip yang tercipta untuk mencapai tertib adminsitrasi, agar pengelolaannya sesuai dengan prinsip-prinsip kecepatan, ketepapatan dan efisiensi sehingga dapat menyajikan dokumen/arsip yang diperlukan oleh manajmen untuk mengambil keputusan dalam mencapai tujuan yang  telah ditetapkan. Dalam menjamin  ketersediaan  informasi dokumen/arsip  yang  autentik  dan  terpercaya, serta menjamin    pelindungan kepentingan organisasi/instansi/perusahaan dan mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaannya sesuai  dengan  prinsip,   kaidah,   dan  standar  kearsipan
sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang baik, yang sesuai dengan Undang-Undang No 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan

TUJUAN TRAINING:
1. Pemahaman tentang arti penting dan peranan dokumen/arsip dalam kegiatan administrasi.
2. Pemahaman tentang peraturan dan perundang-undangan pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku sehingga tata kelola dokumen/arsip yang dilakukan dapat dipertanggung jawabkan.
3. Pemahaman tentang siklus/daur hidup dokumen/arsip yang berdampak pada pemahaman dalam pengelololaannya sehingga berkesinambungannya pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan dalam suatu sistem yang terpadu.
4. Pemahaman tentang bisnis proses pengendalian, pendistribusian surat/dokumen yang efektif dan efisien baik proses secara manual dan proses secara elektronik (e filing system).
5. Pemahaman tentang karakteristik dokumen/arsip yang tercipta sehingga memudahkan dalam menentukan sistem penataan berkas yang tepat, efektif dan efisien dalam pencariannya baik secara manual maupun elektronik (e filing system).
6. Pemahaman tentang fungsi dokumen/arsip baik penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam menentukan jangka simpan/retensi dokumen/arsip  yang tercipta.
7. Pemahaman tentang tata cara penyusutan pemindahan dokumen/arsip dari arsip aktif ke in aktif yang tercipta di Unit Kerja/Pengolah.
8. Pemahaman tentang tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang umur/retensi dokumen/arsip di bawah dan di atas 10 tahun sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
9. Pemahaman tentang penggunaan sarana dan prasarana pengendalian surat dan pengendalian dokumen/arsip secara tetap, efektif, efisien sehingga dapat hemat dan tepat dalam pemakaian sarana dan prasana yang digunakan.

CAKUPAN MATERI TRAINING:
* PEMAHAMAN RECORDS MANAGEMENT
+ RECORD MANAGEMENT
o Pengantar Manajemen Kearsipan
# Memahami fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
# Memahami peranan, arti penting  dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

* Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
+ Memahami siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami bagaimana mengendalikan/mengelola dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
* Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
+ Memamahi dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Pengertian, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip.

* SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP
+ Sistem Pengendalian Surat
o Dapat mamahami dan mengevaluasi bisnis proses pengendalian yang dilakukan saat ini ditempat kerja.
o Memahami bisnis proses dalam pengendalian surat baik pengendalian surat dengan pola lama dan pola baru.sehingga dapat membuat pola pengendalian sesuai dengan pola sistem yang tepat, efektif  dan efisien.
o  Memahami sarana dan prasarana yang dipergunakan dalam pengendalian surat  agar lebih efektif dan efisien.
+ Sistem Penataan Berkas
o Memahami sistem penataan berkas sehingga tepat dalam menggunakan sistem penataan berkas sesuai dengan karakteristik dokumen/arsip yang dikelola.
o Dapat mengevaluasi sistem penataan berkas yang dipergunakan saaat ini  dengan membandingkan sistem penataan berkas yang ada.
o Dapat menentukan klasifikasi dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam pengendalian dan pengelompokkannya.
* RETENTION MANAGEMENT
+ Penilaian Dokumen/Arsip.Ø Memahami penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan menentukan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
+ Penyusutan  Dokumen/ArsipØ Memahami pengertian penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
+ Memamahi tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
+  Memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
+ Memamahi tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
+ Memahami tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.
* E-FILING SYSTEM
+ E -FILING SYSTEM
o Pengertian E Filing System
# Memahami bisinis proses pengendalian surat secara elektronik filing system yang digunakan.
# Memahami menu dalam modul e filing system
#  Memahami pengisian dalam in put modul-modul yang digunakan dalam elektronik filing system.
o Input Data pada Modul
# In put Master yang terdiri dari : Input Kode Klasifikasi dan Indeks
# Input Surat Masuk dan Surat Keluar.
# Input  Dokumen
o Pencarian /Penemuan Dokumen/Arsip
#  Pencarian dan Penemuan Surat Masuk dan Surat Keluar yang telah di Input.
#  Pencarian dan Penemuan Dokumen yang telah di input.
o Reporting
# Penggunaan Kartu Kendali
# Penggunaan Lembar Disposisi
# Reporting  Surat Masuk berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
# Reporting  Surat Keluar berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
# Reporting  Dokumen berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.

METODE TRAINING:

Presentasi, Diskusi, Pemecahan Kasus Yang Dihadapai Peserta dan Praktek.

INSTRUCTOR :

Muhammad Apri parayogi and Team

Muhammad Apri parayogi dilahirkan di Bogor, 15 April 1968. Beliau alumni dari ilmu kearsipan universitas Indonesia. Pak M Apri Parayogi merupakan seorang arsiparis teladan nasional tahun 1997. Beliau sebagai pengajar manajemen kearsipan dan retention arsip pada Badan Usaha Milik Negara Industri Strategis (BUMN-IS) di bawah BPIS tahun 1994 – 1997. Sebagai pengajar publik training maupun inhouse training pada topik-topik manajemen kearsipan, retention and filing system dan e-filing system berbasis web enterprise dengan klient perusahaan di Indonesia. Beliau berpengalaman dalam pembuatan manual system kearsipan(pengendalian surat,klasifikasi dokumen dan jadwal retensi arsip/dokumen) untuk beberapa perusahaan BUMN dan perusahaan swasta di Indonesia. Beliau sebagai konsultan yang sudah berpengalaman mengerjakan pekerjaan kearsipan pada perusahaan BUMN dan perusahaan swasta di Indonesia. Dengan pengalaman yang mendalam dan wawasan yang luas membuat kelas training Beliau menjadi lebih digemari oleh
peserta training untuk berbagi pengalaman dan sharing.

Lokasi Pelatihan Tahun 2023 :

Yogyakarta, Hotel Dafam Seturan

Jakarta, Hotel Amaris La Codefin Kemang

Bandung, Hotel Grand Serela Setiabudhi

Bali, Hotel Ibis Kuta

Lombok, Hotel Jayakarta

Catatan :

• Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.
• Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali

Investasi training:

Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas training:

Free Penjemputan dari bandara ke hotel*.

Modul / Handout.

Flashdisk*.

Certificate of attendance.

FREE Bag or bagpacker.

Training Kit (Photo Documentation, Blocknote, ATK, etc).

2x Coffe Break & 1 Lunch.

Souvenir .