TRAINING IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING

TRAINING IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING

Training Electronic Filing

Training Document Management System

Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.

Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.

Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.

B.   OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive sertatinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
4. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
5. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
6. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
7. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
8. Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
9. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

C.   SYLLABUS
* Understanding document of the definition files, records and archive.
* Understanding the definition of the documentation
* Understanding the difference between documentation and archives.
* Understand the procedure handling incoming mail and outgoing mail.
* Understanding the general ilustration of document create, storing, retrieval, retention and destruction.
* Understanding the life span of records in records management with steps activities.
* Understanding the following definition of archival administration.
* Understanding the filing system with infrastructure and support tools.
* Knowing the percentage calculation of the ratio of document retrieval accuracy.
* Knowing the following types of archive storage system.
* Understanding implementation of document control based on ISO 9001.
* Understanding the factors that support the strategic key to success in the implementation of electronic filing management system.
* Implementation of application process for Records Management System in EFIDMS software.
* Implementation of application process for Electronic Document Management System in EFIDMS software.
* Implementation of application process for Electronic Imaging System in EFIDMS software with using Scanner and Digital Camera.
* How using operation steps of Electronics Imaging System link to Records Management System.
* How using operation steps for Security Management Information System implementation.
* How using operation steps for Document Control process.
* How using operation steps for Document Distribution process.
* How using of Electronic filing operation steps for Document Update process
* Document search process for soft and hard documents through five method.
* Process convert picture files from digital cameras to document file office 2007
* Implementation process of sending e-mail soft document directly through EFIDMS software.
* Cases study.

D.    AUDIENCE TARGET

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

E.    DURATION :
1. 2 Hari    :  08.30  s/d 16.30 WIB

F.    TRAINING METHOD :
* 25% Theory
* 75% Practices  (Steb by step from using application EFIDMS software).
* Dynamic and interactive training presentation

Lokasi Pelatihan Tahun 2023 :

Yogyakarta, Hotel Dafam Seturan

Jakarta, Hotel Amaris La Codefin Kemang

Bandung, Hotel Grand Serela Setiabudhi

Bali, Hotel Ibis Kuta

Lombok, Hotel Jayakarta

Catatan :

• Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.
• Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali

Investasi training:

Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas training:

Free Penjemputan dari bandara ke hotel*.

Modul / Handout.

Flashdisk*.

Certificate of attendance.

FREE Bag or bagpacker.

Training Kit (Photo Documentation, Blocknote, ATK, etc).

2x Coffe Break & 1 Lunch.

Souvenir .