TRAINING ONLINE ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION BASED ON DOCUMENT REGULATION AND ISO 9001:2008 WITH EXCEL 2007/2010/2013
TRAINING ONLINE ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION BASED ON DOCUMENT REGULATION AND ISO 9001:2008 WITH EXCEL 2007/2010/2013
TRAINING WEBINAR FILLING IMPLEMENTATION
TRAINING DOCUMENT MANAGEMENT UNTUK PRAKERJA
A. BACKGROUND pelatihan filling implementation online
Sebagian organisasi bisnis maupun non bisnis pada saat sekarang ini
masih banyak yang belum fokus dalam hal tata kelola dokumen arsip yang
baik, baik untuk dokumen paper ataupun digital. Ketika pemberkasan
dokumen arsipnya sudah semakin bertambah, jika tidak dikelola dengan
baik, maka pertumbuhan dokumen arsipnya sudah tidak bisa dikendalikan
lagi. Apalagi ketika dilakukan external audit ISO, kemungkinan besar
banyak temuan yang bersifat merugikan organisasi tersebut.
Mengingat pentingnya dokumen arsip dalam suatu organisasi maka
diperlukan suatu metode document control and filing system application
yang dapat dijalankan oleh setiap personal admin pada departemennya
masing-masing, sehingga dapat diketahui riwayat suatu dokumen arsip
baik dalam bentuk hard document ataupun soft document lengkap dengan
status dokumennya, apakah dokumen tersebut masih aktif ataupun inaktif
(records) dan lokasi penyimpanannya secara fisik sesuai prinsip dan
tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan dokumen arsip
dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien berdasarkan regulasi
kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia dan
standard ISO 9001:2008. pelatihan document management online
Training ini akan memberikan Knowledge, Soft Skill dan Hard Skill
kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan Document Searching
Process secara cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document
Road Map baik Document Incoming ataupun Outgoing untuk keperluan
document analysis dengan menggunakan aplikasi Excel 2007, Excel 2010
atau Excel 2013. Anda tidak perlu membeli aplikasi software Electronic
Filing terlebih dahulu pada tahap awal penerapannya untuk setiap
departemen, karena selain memakan biaya yang cukup mahal (biaya
license software dan hak paten), juga terbatas pada jumlah user yang
diinstall oleh software tersebut dan juga tidak bisa di-customize
sesuai kebutuhan Anda. Dengan Excel semua hal tersebut dipastikan
tidak ada. pelatihan manajemne dokumen online
Jika perusahaan Anda sudah establish dengan penggunaan aplikasi Excel
dalam penerapan filing system dan document control-nya pada setiap
departemennya, sehingga terciptalah database-database digital, maka
akan sangat mudah dibuatkan ke dalam aplikasi software Electronic
Filing yang terintegrasi databasenya untuk kebutuhan tingkat lanjut.
B. OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Mengetahui tugas & tanggung jawab document & records controller
2. Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO
9001:2008
3. Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008
4. Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan
5. Memahami Model siklus hidup tatakelola arsip
6. Memahami Records management system (RMS)
7. Memahami Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis
8. Memahami Electronic filing system (EFS)
9. Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Excel
2007/2010/2013.
C. SYLLABUS
1. Tugas & tanggung jawab Document Controller.
2. Tugas & tanggung jawab Records Controller.
3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008
5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan :
+ ARSIP
+ Arsip Dinamis
+ Arsip Aktif
+ Arsip Inaktif
+ Arsip Vital
+ Arsip Statis
+ Unit Pengolah
+ Unit Kearsipan
+ Jadwal Retensi Arsip
+ Penyusutan Arsip
+ Pemeliharaan Arsip
+ Penggunaan Arsip
+ Pemberkasan
+ Retensi Arsip
6. Model siklus hidup tatakelola arsip
7. Records management system (RMS)
8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis
9. Electronic filing system (EFS)
+ Scanning document dengan OCR method.
+ Menambahkan text pada digital document.
+ Memasukan digital assign ke dalam digital document .
+ Membuat otentifikasi dokumen dengan metode Watermark pada
digital document .
+ Membuat proteksi pada digital document yang sudah diberikan
otentifikasinya.
+ Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi
Electronic Filing System.
10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel
2007/2010/2013.
+ Membuat setup database master filing dengan menggunakan
formula, function and tools.
+ Memasukkan data setup database master filing.
+ Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter
+ Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data
tanggal yang dibuat secara otomatis (tidak manual) lengkap
dengan sejumlah pilihan pengisian data lainnya berdasarkan
teori yang sudah dijelaskan termasuk pilihan kode lokasi
penyimpanan dokumen secara fisik dengan jadwal retensi
dokumennya.
+ Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter
+ Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data
tanggal yang dibuat secara otomatis (tidak manual) lengkap
dengan sejumlah pilihan pengisian data lainnya berdasarkan
teori yang sudah dijelaskan termasuk pilihan kode lokasi
penyimpanan dokumen secara fisik dengan jadwal retensi
dokumennya.
+ Melakukan Document Searching Process pada form Incoming
Letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan
departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen
tersebut disimpan.
+ Melakukan Document Searching Process pada form Outgoing
Letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan
departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen
tersebut disimpan.
+ Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming
letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk
sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
+ Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing
letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk
sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
D. AUDIENCE TARGET
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing
document
F. TRAINING METHOD : Terangkan – Tunjukkan – Lakukan
Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih
baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak
untuk langsung melakukan/ menggunakannya (25% Teori, 75% Praktek)
Jadwal Pelatihan sinaran-training.com tahun 2023 :
Batch 1 : 18 – 19 Januari 2023
Batch 2 : 8 – 9 Februari 2023
Batch 3 : 15 – 16 Maret 2023
Batch 4 : 19 – 20 April 2023
Batch 5 : 16 – 17 Mei 2023
Batch 6 : 13 – 14 Juni 2023
Batch 7 : 12 – 13 Juli 2023
Batch 8 : 9 – 10 Agustus 2023
Batch 9 : 13 – 14 September 2023
Batch 10 : 11 – 12 Oktober 2023
Batch 11 : 15 – 16 November 2023
Batch 12 : 13 – 14 Desember 2023
Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta
Lokasi Pelatihan Tahun 2023 :
Yogyakarta, Hotel Dafam Seturan(7.300.000 IDR / participant)
Jakarta, Hotel Amaris Tendean (7.900.000 IDR / participant)
Bandung, Hotel Golden Flower (7.800.000 IDR / participant)
Bali, Hotel Ibis Kuta (8.500.000 IDR / participant)
Lombok, Hotel Jayakarta (8.750.000 IDR / participant)
Catatan :
- Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.
- Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali
Investasi training:
Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas training:
Free Penjemputan dari bandara ke hotel*.
Modul / Handout.
Flashdisk*.
Certificate of attendance.
FREE Bag or bagpacker.
